Zadania cykliczne i obchody
Powtarzalne czynności z procedur, takie jak poranna kontrola gabinetów czy obchody, przydzielane codziennie właściwej osobie, z terminem, dowodem wykonania i raportem.
Jak to zwykle wygląda
Poranne kontrole, pomiary temperatury i obchody są zapisywane w zeszycie albo wcale. Manager codziennie ustala, kto co sprawdza, a o pominiętej kontroli dowiaduje się po fakcie, często dopiero przy kontroli z zewnątrz.
Jak to wygląda w medStandard
Czynność wynikająca z procedury ma harmonogram i czas na wykonanie. Platforma codziennie przydziela ją osobie, która ma odpowiednie kompetencje i jest na zmianie. Wykonanie zostawia zapis z godziną i załącznikami, a zaległość trafia do przełożonego.
Od procedury do zapisu wykonania
Przykład: codzienna kontrola wyposażenia gabinetów. Tak samo działają czynności tygodniowe, miesięczne i roczne oraz obchody.
Opisz czynność i jej rytm
Procedura określa, co trzeba sprawdzić, jak często i w jakim czasie. Na tej podstawie powstaje zadanie cykliczne z listą kontrolną, harmonogramem i czasem na wykonanie.
Godzinę i czas na wykonanie ustala placówka. Zmiana listy kontrolnej obowiązuje od następnego wystąpienia.
Platforma wybiera wykonawcę na dany dzień
Zadanie dostaje osoba, która ma wymagane kompetencje i według grafiku zaczyna tego dnia pracę. Gdy kogoś nie ma, zadanie trafia do innej osoby z zespołu.
Manager nie musi codziennie rozdzielać obowiązków.
Pracownik wykonuje zadanie w aplikacji
Lista kontrolna punkt po punkcie. Brak w wyposażeniu zaznacza się od razu, a zdjęcie albo wynik pomiaru dołącza się, jeśli wymaga tego konfiguracja zadania.
Zadanie można wykonać na telefonie, tablecie albo komputerze.
Zaległość trafia do przełożonego
Gdy zadanie nie zostanie wykonane w terminie, informację dostaje przełożony wskazany przez placówkę. Zaległość widać na pulpicie, dopóki ktoś jej nie zamknie.
Kolejność powiadomień placówka ustala raz, dla wszystkich obszarów.
Sprawdź wykonanie za dowolny okres
Raport pokazuje każde wystąpienie zadania: wykonawcę, termin, godzinę wykonania, załączniki i eskalacje. Można go pobrać za tydzień, miesiąc albo rok.
Zapis wykonania i załączniki to materiał do sprawdzenia. Nie zastępują kontroli na miejscu.
Co jeszcze obejmuje ten obszar
Wszystko poniżej jest w pakiecie POZ.
Obchody z raportem
Cykliczne obchody, na przykład czystości albo bezpieczeństwa: lista kontrolna, wyniki, zdjęcia i raport dla wskazanych osób.
Dowolny rytm
Czynności codzienne, tygodniowe, miesięczne i roczne w jednym harmonogramie placówki.
Kompetencje i grafik
Zadanie trafia do osoby z wymaganymi uprawnieniami, która danego dnia pracuje w danym miejscu.
Dowody wykonania
Zdjęcie, wynik pomiaru albo komentarz, gdy wymaga ich konfiguracja zadania.
Wersje list kontrolnych
Zmiana listy kontrolnej obowiązuje od następnego wystąpienia. Wcześniejsze zapisy zostają bez zmian.
Powiązanie z procedurą
Każda czynność wskazuje procedurę, z której wynika, więc wiadomo, dlaczego jest wykonywana.
Pytania o zadania cykliczne
Jakie czynności można zaplanować?
Każdą powtarzalną czynność wynikającą z procedur placówki, na przykład kontrolę wyposażenia gabinetów, pomiar temperatury lodówki ze szczepionkami, obchód czystości czy roczny przegląd apteczek. Placówka ustala zakres, rytm i czas na wykonanie.
Co, jeśli osoby, która zwykle to robi, nie ma w pracy?
Wykonawca jest wybierany każdego dnia na podstawie grafiku i kompetencji, więc zadanie dostaje osoba, która jest na zmianie i może je wykonać.
Czy zapis wykonania potwierdza, że czynność została zrobiona dobrze?
Zapis pokazuje, kto i kiedy zarejestrował wykonanie oraz jakie dołączył załączniki. To materiał do sprawdzenia, ale nie zastępuje kontroli na miejscu.
Zobacz codzienną kontrolę gabinetów od początku do końca
Na prezentacji skonfigurujemy zadanie cykliczne i pokażemy je w aplikacji pracownika oraz w raporcie managera.