RODO i zgłoszenia sygnalistów
Rejestry wymagane przepisami o ochronie danych, terminy naruszeń i żądań oraz kanał, którym można anonimowo zgłosić nieprawidłowość.
Jak to zwykle wygląda
Rejestr czynności jest w pliku sprzed kilku lat, upoważnienia w segregatorze, a umowy powierzenia w poczcie. Przy naruszeniu nikt nie wie, kto liczy 72 godziny i od kiedy.
Jak to wygląda w medStandard
Rejestry są w jednym miejscu i mają terminy przeglądu. Naruszenie od chwili wpisu ma odliczany czas na decyzję o zgłoszeniu, a każde żądanie osoby ma termin odpowiedzi. Inspektor ochrony danych widzi wszystko na jednym ekranie.
Naruszenie ochrony danych krok po kroku
Najbardziej pilna sprawa w tym obszarze. Rejestry, upoważnienia i żądania osób prowadzi się tym samym sposobem: wpis, termin, osoba odpowiedzialna, zamknięcie.
Wpisz naruszenie, gdy tylko się o nim dowiesz
Pracownik może zgłosić podejrzenie naruszenia z aplikacji. Inspektor ochrony danych uzupełnia opis, kategorie danych i liczbę osób.
Od chwili wpisu liczy się 72 godziny na decyzję o zgłoszeniu do organu nadzorczego.
Oceń ryzyko i zdecyduj o zgłoszeniu
Ocena ryzyka prowadzi do jednej z decyzji: zgłoszenie do organu nadzorczego, zawiadomienie osoby albo wpis tylko do rejestru, z uzasadnieniem.
Decyzję zatwierdza się osobistym kodem PIN.
Prowadź rejestry z terminami przeglądu
Rejestr czynności przetwarzania, upoważnienia, umowy powierzenia, udostępnienia i zgody mają osoby odpowiedzialne i terminy przeglądu.
Upoważnienie wygasa razem z zakończeniem współpracy, a przypomnienie przychodzi wcześniej.
Odpowiadaj na żądania osób w terminie
Wniosek o dostęp do danych, sprostowanie czy usunięcie ma miesięczny termin odpowiedzi i osobę, która go prowadzi.
Przed usunięciem dokumentacji kadrowej platforma sprawdza obowiązkowy okres przechowywania.
Przyjmuj zgłoszenia sygnalistów anonimowo
Publiczny formularz nie wymaga logowania. Osoba zgłaszająca dostaje kod, którym sprawdza odpowiedź i może dopisać informacje bez ujawniania tożsamości.
Zgłoszenia nie trafiają do dziennika działań ani do danych personelu. Nie zapisujemy adresu IP.
Co jeszcze obejmuje ten obszar
Wszystko poniżej jest w pakiecie POZ.
Ocena skutków dla ochrony danych
Ocena przy czynnościach, które jej wymagają, powiązana z rejestrem czynności.
Upoważnienia z terminem
Upoważnienie każdej osoby z zakresem i datą końca, cofane razem z zakończeniem współpracy.
Rejestr podmiotów przetwarzających
Umowy powierzenia z dostawcami, laboratoriami i firmami serwisowymi w jednym miejscu.
Udostępnienia i zgody
Rejestr udostępnień danych i księga zgód z datą i zakresem.
Przeglądy rejestrów
Termin przeglądu dla każdego rejestru i przypomnienie dla osoby odpowiedzialnej.
Oddzielony kanał zgłoszeń
Zgłoszenia sygnalistów widzą tylko osoby wyznaczone do ich rozpatrywania.
Pytania o RODO i zgłoszenia
Czy medStandard zastępuje inspektora ochrony danych?
Nie. To narzędzie pracy inspektora: rejestry, terminy i przebieg spraw w jednym miejscu. Oceny i decyzje należą do inspektora i placówki.
Czy osoba zgłaszająca nieprawidłowość musi się logować?
Nie. Formularz jest publiczny. Po wysłaniu zgłoszenia osoba dostaje kod, którym sprawdza odpowiedź i może dopisać informacje.
Kto widzi zgłoszenia sygnalistów?
Tylko osoby wyznaczone przez placówkę do ich przyjmowania i wyjaśniania. Zgłoszenia są oddzielone od danych personelu i dziennika działań.
Zobacz, jak wygląda praca inspektora ochrony danych
Na prezentacji przejdziemy przez rejestry, naruszenie z terminem 72 godzin i kanał zgłoszeń.