Procedury i potwierdzenia
Jedna obowiązująca wersja każdej procedury, przekazana właściwym osobom, z informacją, kto się z nią zapoznał.
Jak to zwykle wygląda
Procedura leży w segregatorze i na dysku, czasem w dwóch wersjach. Nową wersję rozsyła się e-mailem, a potwierdzeniem jest lista podpisów zbierana przez kilka tygodni. Przed kontrolą trzeba to wszystko odnaleźć.
Jak to wygląda w medStandard
Obowiązuje jedna wersja i każdy ją widzi. Publikacja sama tworzy zadanie dla osób, których procedura dotyczy. Potwierdzenie ma datę, godzinę i numer wersji, a lista braków jest dostępna od razu.
Od pliku do potwierdzenia w sześciu krokach
Ten sam przebieg dotyczy procedury wgranej z pliku, napisanej w edytorze i przygotowanej na podstawie wzoru.
Wgraj istniejącą procedurę albo zacznij od wzoru
Pliki .docx i .pdf zamieniają się w edytowalne szkice z zachowanym układem. Można wgrać wiele plików naraz.
Nie trzeba niczego przepisywać. W pakiecie POZ jest też 120 wzorów do dostosowania.
Wskaż, kogo procedura dotyczy
Odbiorców określa się regułą: rola, dział, komórka organizacyjna albo miejsce pracy. Nowy pracownik spełniający regułę dostaje procedurę automatycznie.
Procedura trafia do osób, których dotyczy, a pozostali nie dostają zbędnych zadań.
Zatwierdź w ustalonej kolejności
Ścieżkę zatwierdzania placówka ustala sama, na przykład koordynatorka, a potem kierownik. Autor nie zatwierdza własnej procedury, a decyzję potwierdza się osobistym kodem PIN.
Procedurę można zwrócić do poprawy z komentarzem.
Opublikuj nową wersję
Opublikowanej wersji nie da się już zmienić, można tylko wydać następną. Istotna zmiana wymaga ponownego potwierdzenia, a drobna poprawka zachowuje dotychczasowe.
Każdy widzi wyłącznie wersję obowiązującą.
Personel czyta i potwierdza w aplikacji
Każda osoba dostaje zadanie z terminem. Może przeczytać procedurę i potwierdzić także bez zasięgu, a potwierdzenie zostanie wysłane po odzyskaniu połączenia.
Kto nie potwierdził w terminie, dostaje przypomnienie, a potem informację otrzymuje przełożony.
Sprawdź, kto potwierdził, a kto nie
Stan potwierdzeń widać dla każdej procedury i dla każdej osoby. Zestawienie można pobrać jako raport.
Zapis powstaje w chwili potwierdzenia i nie można go później zmienić.
Co jeszcze obejmuje ten obszar
Wszystko poniżej jest w pakiecie POZ.
Szkolenia i testy wiedzy
Do opublikowanej procedury powstaje streszczenie, materiał szkoleniowy i test jednokrotnego wyboru przypisany do tej wersji.
Przeglądy okresowe
Każda procedura ma termin kolejnego przeglądu i osobę odpowiedzialną. Przypomnienie przychodzi przed terminem.
Biblioteka wzorów
120 wzorów procedur dla POZ. Każdy wzór placówka dostosowuje do swojej organizacji i zatwierdza.
Powiązanie z przepisami
Procedurę można powiązać z aktem prawnym, z którego wynika. Gdy akt się zmieni, wiadomo, które procedury sprawdzić.
Tryb „do wiadomości”
Dokument informacyjny można rozesłać bez obowiązku potwierdzenia, żeby nie mieszał się z procedurami obowiązkowymi.
Widoczność procedur
Dostęp do wybranych procedur można ograniczyć do wskazanych ról lub osób.
Co jest w pakiecie, a co w modułach
Cały obieg procedur
Import, zatwierdzanie, publikacja, potwierdzenia, szkolenia, testy, przeglądy i 120 wzorów procedur dla POZ.
Akredytacja
Osobny zestaw 180 wzorów procedur przygotowanych pod standardy akredytacyjne oraz formularze dedykowane akredytacji.
Aktualizacje prawne
Analiza wpływu zmian prawa na procedury placówki, z propozycjami zmian zatwierdzonymi przez eksperta. Zakres zależy od liczby procedur objętych analizą.
Wzory są punktem wyjścia, a nie gotową dokumentacją placówki. O przyznaniu akredytacji decyduje ośrodek akredytacyjny. Pełny zakres pakietu i modułów
Pytania o procedury
Czy możemy przenieść procedury, które już mamy?
Tak. Pliki .docx i .pdf można wgrać pojedynczo albo wiele naraz. Powstają z nich szkice, które przed publikacją przegląda i zatwierdza placówka.
Czy wzory procedur wymagają dostosowania?
Tak. Wzór opisuje typowy sposób postępowania w POZ. Każdą procedurę placówka dostosowuje do swojej organizacji i zatwierdza przed publikacją.
Czy potwierdzenie odczytu oznacza, że procedura jest stosowana?
Nie. Potwierdzenie mówi, że pracownik zapoznał się z konkretną wersją. Czy zrozumiał treść, pokazuje test wiedzy, a czy czynność została wykonana, pokazuje zapis wykonania zadania.
Co dzieje się z potwierdzeniami po zmianie procedury?
Zależy od rodzaju zmiany. Przy istotnej zmianie wszyscy objęci procedurą potwierdzają ponownie. Drobna poprawka, na przykład literówka, zachowuje dotychczasowe potwierdzenia.
Zobacz obieg procedury na żywo
Podczas prezentacji online przejdziemy całą drogę: od wgrania pliku do listy potwierdzeń.